如果是你得到授權，而你的上司雜亂無章，那么你管理新的職責與工作可能會遇到某些挑戰。本節提供一些建議，以處理不擅長時間管理的上司。當然你可以期待上司看了時間管理的書或是參加相關研討會而有所改變，然而你無法控制上司會不會改變。不過，你可以跟上司一起處理效率問題，以改善狀況。

有些上司是工作狂，不眠不休地工作，早到晚退，總是希望其他人也是一樣。第十四天將討論處理工作狂上司的策略。本節將協助你處理雜亂無章、拖延成性、或是無法推動計畫的上司。

如果上司缺乏基本的時間管理技巧
以下是一些協助上司的訣竅：

?建議公司或部門聘請時間管理顧問為各階層員工召開研討會，包括你的上司。這樣你的上司就不會覺得只有他缺乏時間管理技巧，希望他也能從研討會中獲益。
?繼續展現你zhuoyue的時間管理行為，讓上司見賢思齊。不要讓你的時間管理技巧降低到他的水準，繼續有效率地執行，甚至改善你自己的效能。上司可能從你身上得到啟發，變得更喜歡你。
?如果你的公司定期舉行技巧講習會，建議將時間管理也列入討論的焦點。如果公司或部門沒有這樣的講習會，建議將時間管理列為其中一項議題，大家一起動腦如何改善生產力。如果可以的話，聘請外面的講師與磚業人士有助于大家踴躍出席，包括你的上司，以腦力激蕩、教育訓練與有趣的方式解決時間管理的問題。

如果你的上司雜亂無章

我們希望你的上司有個條理分明的助理，讓他比較上軌道。但是如果你就是助理，或是上司沒有條理影響到你的工作，請考慮以下的建議：

?以各種方法傳送備忘錄或其他文件給上司。例如，除了在電子郵件以附加檔案或是在內文傳送資訊之外，也可以用傳真、當面遞交、或是郵寄紙本給上司做為備份。由于雜亂無章的人經常亂放東西或是掉東西，這樣可以提稿重要資訊以某種形式傳給你上司的可能性。

?建議在全部門舉行「清理桌面日」，你的上司才不會覺得是針對他的沒有條理。希望這樣可以讓他比較能夠掌握每件東西放在哪里或是歸檔在哪里。

如果你的上司拖延成性

我們在第三天討論過拖延的原因與可能的對策，不過那是針對個人的拖延。如果你不會拖延，但是上司會，那該如何？以下是幾點建議：

?經常有技巧地提醒上司，他應該優先處理什么，尤其是跟你的工作有關的事項，以免讓他的拖延成為你的問題。以文字或口頭小心地說：「你說什么時候要給我關于明天會議修改過的議程？」
?提供協助以免看起來你在啰嗦：「下個月參加技術會議，關于我們的計畫我有什么可以幫忙的嗎？你要我去找什么資料，讓旅行社可以進行妥善的規劃？」
?猜想為什么上司會拖延，看你能否解決這問題。例如，提出年度報告所需的資料不足，造成對于某項行動猶豫不決，因此拖延。

如果屬下需要時間管理方面的協助

表面上，告訴屬下必須改善時間管理技巧，似乎比指導雜亂無章的上司較容易。不過，其實沒那么簡單。任何批評都必須有技巧而且謹慎地處理，告訴某人他的時間管理很差，等于說他是差勁的員工。因此，如果你必須批評屬下的時間管理技巧，請遵照恰當的企業規範提出工作上的回饋意見，也就是先給予讚美，像是：「你的電話禮貌非常好。我聽到很多人稱讚你，我們的客戶打電話來求助，無論日夜，你都讓他們覺得很自在。今天這樣的人不多了，你天生有這種能力真的很棒?！贡苊庹f你的屬下時間管理很差，這可能影響其他員工對他的印象。要將他不好的時間管理行為限定在某些具體事情上：「過去幾個星期，你沒有準時交這些報告。你認為背后的原因可能是什么？」避免屬下陷入自我防衛的狀態，而是要鼓勵他跟你分享任何可能的資訊，以協助處理這狀況。例如，也許一開始設定的期限就不切實際，或者他正在爭取需要的資源，或是他有你不知道的私人問題。如果你知道的話，可能就將一些工作授權給其他人，或是修改期限。

如果你認為員工可以從時間管理研討會得到收穫，可以由公司支付研討會的費用，以鼓勵他參加。時間管理的書籍或文章，無論是一般或是特定的主題，像是目標設定、組織條理，或是工作與個人生活的均衡。

也許這位員工需要你或是其他同事更深入地監督他的進展，以察覺出時間的問題，并且早點處理較好。挑個時間你們重新討論這問題，了解他處理這問題的進度如何。例如，「兩星期后我們再開會，看看一個月后要交的新報告你做得如何」。

如果屬下的時間管理技巧只是ABC近變得不好，要注意那可能是他的生活出了什么問題。像是父母或是小孩生病需要照顧、即將舉行婚禮之類的重大事件、家人過世因此意志消沉、或是失戀。不必刺探員工的個人生活，讓他知道你已經注意到他的低效率。無論這暫時的原因為何，建議他接受協助，以免他在公司的聲譽無可挽救、或是部門的績效低落而失去重要的業務。

本文摘自商周出版《從零效率到gaoxiao率》／作者：珍˙葉格博士